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    能源管理体系认证证书的授予、保持、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销管理程序

    发布时间:2014年07月17日    发布人:gladmin    阅读次数:
    1 目的
    制定本程序以确保CQC的认证授予、保持、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销获
    证组织全部或部分认证范围的要求。
    2 适用范围
    本程序适用于管理体系证书的授予、保持、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销的
    管理。
    3 职责
    3.1 CQC主任负责证书的授予及证书扩大、缩小、暂停、恢复和撤销的批准。
    3.2 各地公司负责认证证书保持的批准;负责提出认证暂停、恢复、撤销的建议和相
    关证书的收回和销毁;
    3.3 CQC体系认证部、产品七部负责对证书的授予、变更、暂停、恢复、撤销的建议
    进行审查和评定。
    3.4 CQC综合业务部负责证书以及暂停、恢复和撤销通知书的制作、发放,以及中心
    信息系统中证书状态的标识。
    4 工作程序
    4.1 授予、保持认证资格的条件和程序
    4.1.1 授予保持认证资格的条件
    a) 认证申请方是具有法律地位的组织,或是具有法律地位较大组织的一部分;
    b) 国家或地方或行业有要求时,认证申请方具有规定的资质;
    c) 认证申请方申请认证(再认证)范围在法律地位文件和资质规定的范围内;
    d) 认证申请方的申请材料真实、准确、有效;
    e) 认证申请方已与CQC签署认证(再认证)合同,承诺始终遵守认证及CQC的有
    关规定,并按照认证合同规定缴纳认证费用。
    f) 认证申请方建立和实施的管理体系符合认证标准要求;
    g) 组织应积极遵守国家有关产品质量、环境、职业健康安全法律法规和标准,对于存在违规现象的,需采取纠正措施,且方案正在得到落实;
    h) 认证之日前一年内 (至少) , 未发生过重大的违反法律法规、 人身安全的事故 (例
    如重大质量/环境/安全事故)
    i) 对申请食品安全管理体系认证,组织应在遵守国家有关食品安全要求和实施前
    提计划的基础上,建立并有效实施HACCP,对食品安全事故有妥善的处理措施
    对于再认证:除了满足上述条件外,还要求:
    --组织的管理体系在原证书有效期内良好保持并按期接受了CQC的监督审核
    --再认证的现场审核及不符合项关闭在原证书有效期内实施完成
    4.1.2 保持认证资格的程序
    a) 获证组织在获证期间内始终接受 CQC 的监督,并在规定的限期内接受 CQC 的
    监督审核,如果能持续符合认证标准和其他必要的附加要求,在不符合报告中
    提出的不符合已经在商定的限期内采取有效的纠正和(或)纠正措施。审核组
    长做出保持认证资格的决定,并由各地公司向获证组织颁发《监督审核合格通
    知书》?
    b) 在认证证书有效期内如有认证要求变更,CQC将变更要求以公开文件及其他方
    式通报获证组织,执行《申请受理与审核程序》 ,并经 CQC 验证在认证范围内
    管理体系满足变更的要求;
    c) 需要换发证书情况下,执行《申请受理与审核程序》 ,经必要的审查(审核)和
    CQC认证决定小组对相关材料进行审定,认为获证(申请)组织在认证范围内能满
    足保持认证资格的条件,经 CQC主任批准换发认证证书。
    4.2 扩大认证范围的条件和程序
    4.2.1 扩大认证范围的条件
    a) 国家或地方或行业有要求时,获证组织在扩大认证范围内具有规定的资质;
    b) 获证组织申请扩大认证范围在法律地位文件和资质规定的范围内;
    c) 获证组织的管理体系覆盖申请扩大的认证范围,并符合认证标准要求;d) 至少近一年来, 获证组织在申请扩大认证范围内未发生重大事故和国家检查不合
    格;
    e) 获证组织与CQC签署认证合同中列有的认证范围未包括扩大认证范围的, 需要补
    充扩大的认证范围,并按照认证合同规定缴纳补充认证费用。
    4.2.2 扩大认证范围的程序
    a) 获证组织向CQC提出扩大意向, CQC向获证组织提供与扩大认证范围有关信息的
    公开文件,获证组织已知悉并理解;
    b) 获证组织向CQC正式提交扩大认证范围的《证书变更申请表》和相关附件;
    c) 需要时,获证组织与CQC补充签署或修订认证合同,并按照规定补充缴纳认证费
    用;
    d) 获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系文件经审查已符合认证标准;
    e) 获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系, 经CQC委派的审核组的审核符合
    认证标准和其他必要的附加要求。 在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限
    期内采取纠正和纠正措施,并经验证有效,审核组提出推荐扩大认证范围的结论
    意见;
    f) 经CQC认证决定小组评定,或认证决定小组评定提出的问题已得到有效解决, 认
    为获证组织在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件,报CQC主任批
    准,由主任签署换发认证证书,但认证证书的注册号和有效期保持不变;
    扩大认证范围的具体操作要求详见《认证申请评审作业指导书》的具体规定。
    需要时,各地公司应识别扩大认证范围后是否对仍保证认证范围内的活动持续符合
    认证要求,应评价所产生的负面影响或增加的认证风险。适当时,提出处理措施意
    见;
    4.3 缩小认证范围的条件和程序
    4.3.1 缩小认证范围的条件
    a) 获证组织的认证范围内部分产品范围、现场、区域、生产线、主要过程等不再继续符合认证标准和其他附加要求;或
    b) 获证组织的认证范围内部分产品范围、现场、区域、生产线、主要过程等不愿
    再继续保持认证资格,但前提是获证组织不能将不可分开的、负有直接责任的
    关键过程、环境风险或职业健康安全风险较大的部分从管理体系中剔除掉;
    c) 组织不再生产某类产品或不再提供某种服务
    d) 客户未能在规定的时限内解决造成暂停的问题,在不影响客户责任和整个管理
    体系符合标准的完整性前提下,与客户协商,可以将不满足体系要求的部分,
    从认证范围中删除。
    4.3.2 缩小认证范围的程序
    a) 获证组织向CQC正式提交缩小认证范围的《证书变更申请表》和《获证方情况
    调查表》 ,或各地公司提出缩小获证组织认证范围的建议,并提供理由和证据;
    b) 需要时,各地公司应识别缩小认证范围后原认证范围内的活动是否持续符合认
    证要求,应评价可能产生的负面影响或增加的认证风险。适当时,提出处理措
    施意见;
    c) 经 CQC认证决定小组评定,认为获证组织缩小的认证范围符合认证准则要求,
    报 CQC主任批准,由主任签署换发认证证书,但认证证书的注册号和有效期保
    持不变;
    d) 需要时,获证组织与CQC修订认证合同;认证范围的缩小应与认证标准的要求
    一致。需要时,各地公司应识别缩小认证范围后其认证范围内的活动是否持续
    满足认证要求,应评价所产生的负面影响或增加的认证风险。适当时,提出处
    理措施意见;
    4.4 暂停认证资格的条件和程序
    4.4.1 暂停认证资格的条件
    具备相关证明材料表明获证组织存在影响认证的持续有效性和公信力的以下情
    况之一时:
    a) 获证的管理体系持续地或严重地不满足认证要求,包括对体系运行有效性要求,
    证明材料须附经 CQC授权人签署意见的《审核报告》 ;
    b) 在监督审核中发现的不符合项(严重不符合项),在商定的时间内采取的纠正、
    纠正措施未被接受(或未被证实有效) 。证明材料须附经 CQC 授权人签署意见
    的《审核报告》和经审核组长签署意见的《不符合项报告》 ;
    c) 不能在规定的时限内接受监督审核或再认证审核,证明材料须附原因说明,并
    注明上次审核日期。
    d) 未按《管理体系认证证书和标志管理规定》要求使用本中心签发的管理体系证
    书和认证标志,证明材料须提供相应证据;
    e) 管理体系发生重大变更已不满足原认证覆盖范围要求, 未及时通知 CQC 得到妥
    善处理,证明材料须附表述具体情况的报告。变更情况包括:法律地位、生产
    经营状况、组织状态或所有权变更;取得的行政许可资格、强制性认证或其他
    资质证书变更;法定代表人、最高管理者、管理者代表变更;生产经营或服务
    的工作场所变更;管理体系覆盖的活动范围变更;管理体系和重要过程的重大
    变更等。
    f) 发生影响产品质量/环境绩效/职业健康安全绩效/食品安全的重大事故,或国家
    行业监察发现重大问题,证明材料须附相应材料或说明;
    g) 被有关执法监管部门责令停业整顿,证明材料须附相应材料或说明;
    h) 被地方认证监管部门发现体系运行存在问题,证明材料须附相应材料或说明;
    i) 持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效,重新提交的申
    请已被受理但尚未换证的情况,证明材料须附相应材料或说明;
    j) 对其投诉或任何其它信息证实表明获证组织不再符合中心的相关规定要求,证
    明材料须附不再符合中心的相关规定要求的分析报告或追踪审核报告;
    k) 未按规定及时交纳有关认证费用;
    l) 不承担、履行认证合同约定的责任和义务,证明材料须具体说明条款内容;
    m) 获证客户主动请求暂停,证明材料须附书面申请;
    n) 其他影响管理体系有效性的情况,证明材料须附相应材料或说明。
    4.4.2 暂停认证资格的程序
    a) 各地公司发现获证组织存在以上情况后,应立即组织调查,核实后将暂停认证
    的原因写入《暂停认证决定申请表》 ,并在5个工作日内按4.4.1的要求附相关证
    明材料,上报体系认证部。原则上,不能按时接受监督审核的组织,各地公司
    应在距离上次现场审核第12个月后的5个工作日内办理相关暂停申请; 不能按时
    接受再认证审核的组织,各地公司应在要求的再认证审核日期后的5个工作日内
    办理相关暂停申请。
    b) 体系认证部审核后,将《暂停认证决定申请表》MSF12-02报CQC主任审批,做
    出暂停认证的决定,并在主任审批后2个工作日内,将《暂停认证决定申请表》
    交综合业务部。
    c) 综合业务部收到《暂停认证决定申请表》MSF12-02后,在2个工作日内制作《暂
    停认证证书通知书》MSF12-03(标准集中换版除外),并向各地公司发送,同
    时在获证组织数据库中标识证书状态。
    d) 各地公司在接到《暂停认证证书通知书》MSF12-03后的5个工作日内,将其发
    送到获证组织,要求其暂停使用认证证书和认证标志因不能接受监督/再认证审
    核而引起的暂停,暂停通知书需在应实施监督审核日期(如第12个月)后的30
    天内发到获证客户处。 对于组织发生重大事故的, 相关信息需报CNAS, 详见 《管
    理体系认证信息报送管理程序》
    e) 暂停期不得超过6个月。但属于4.4.1第J)项情形的暂停期可至相关单位作出许
    可决定之日。未能按规定时限接受再认证审核办理的暂停,不能超过证书有效
    期。
    4.5恢复认证资格的条件和程序
    4.5.1 恢复认证资格的条件
    获证组织提供的证明材料表明,已针对暂停认证资格的原因采取了有效的纠正
    措施,产生原因已经消除,重新符合了相关的认证要求,包括:
    a)受审核方未在CQC规定的时限内接受监督审核被暂停的, 需附监督审核计划
    和监督审核报告;
    b)发生重大事故被暂停的,需附组织事故调查分析报告(自身的和国家有关部
    门的)以及CQC就此事故进行追综审核的审核报告,表明纠正及纠正措施充
    分有效;
    c)因投诉被暂停的, 需提交CQC针对投诉的调查报告以及组织针对投诉原因采
    取的纠正措施及验证材料;
    d)因未交纳审核费用被暂停的,需附交费证明(如汇款凭证复印件)
    e)其他针对暂停证书原因提交的纠正材料或证明性文件。
    4.5.2 恢复认证资格的程序
    a) 当获证组织在认证暂停期间内采取有效纠正措施后,各地公司应及时进行跟踪
    检查,验证其纠正/纠正措施的有效性。
    b) 各地公司验证(必要时需进行现场验证)获证组织的纠正/纠正措施有效后,填
    写《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》,提出恢复认证的建议,并附跟踪验
    证的相关资料,并在对纠正及纠正措施验证有效的5个工作日内上报体系认证
    部。
    c) 体系认证部审核后,将《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》报CQC主任审批,
    做出恢复认证的决定,并在主任审批后2个工作日内,将《暂停、撤销、恢复认
    证决定申请表》交CQC综合业务部。
    d) 综合业务部收到《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》后,在2个工作日内制作
    MSF12-04《恢复认证证书通知书》(标准集中换版除外),并向各地公司发送,
    同时在获证组织数据库中标识证书状态。
    e) 各地公司在接到《恢复认证证书通知书》后的5个工作日内,将其发送到获证组
    织,并作好持续的后续管理。
    4.6撤消认证资格的条件和程序
    4.6.1 撤消认证资格的条件
    有证据表明获证组织的管理体系在获证后不能持续满足认证准则的要求,存在
    以下情况之一时:
    a) 审核未通过,没有运行管理体系或者已不具备运行条件,证明材料须附经CQC
    授权人签署意见的《审核报告》;
    b) 严重违反国家法规、或CQC有关规定,证明材料须附具体说明;能源管理体系认证证书的授予、保持、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销管理程序
    c) 发生影响质量、环境、职业安全、食品安全的重大事故,造成严重不良社会影
    响的,经调查(审核)造成事故的原因是因为组织管理体系存在严重缺陷或组
    织未能在暂停期内就重大事故的原因进行调查并采取有效的纠正措施,证明材料须附相关调查分析(审核)报告;
    d) 故意停运污染治理设施、长期超标排放,造成恶劣影响的,证明材料须附具体
    说明;
    e) 拒绝配合认证监管部门实施监督检查,或者对有关事项的询问和调查提供了虚
    假材料或信息,证明材料须附具体说明;
    f) 获证组织法律地位证明文件被注销或撤销,证明材料须附具体说明或查询结果;
    g) 在暂停认证证书的限期内未能对导致暂停的问题实施有效地纠正,须附暂停认
    证证书通知书及对问题的跟踪情况报告;
    h) 暂停认证证书的期限已满,持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书
    等已经过期失效但申请未获批准,证明材料须附具体说明;
    i) 获证客户主动要求撤消证书,需附组织撤消证书申请,并盖组织公章。
    j) 未按规定及时交纳有关认证费用;
    k) 未按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息,造成严重影响或后果,证明材
    料须附具体说明;
    l) 其他重大影响管理体系有效性的情况,证明材料须具体说明。
    4.6.2 撤消认证资格的程序
    a) 各地公司将撤销认证的原因写入《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》,并在5
    个工作日内上报CQC体系认证部。
    b) 体系认证部审核后,负责将《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》报CQC主任
    审批,作出撤销认证的决定,并在主任审批后2个工作日内,将《暂停、撤销、
    恢复认证决定申请表》交CQC综合业务部。
    c) CQC综合业务部收到《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》后,在2个工作日内
    制作《撤消认证证书通知书》(标准集中换版除外),并发送到各地公司。同
    时,在获证组织数据库中标识证书状态。
    d) 各地公司在接到MSF12-05《撤消认证证书通知书》后的5个工作日内,将《撤
    消认证证书通知书》发送到原获证方,并负责收回并销毁认证证书、监督原获
    证方销毁其使用的标志等后续工作,并做销毁记录。
    e) 获证组织在证书有效期内不愿继续保持认证注册资格时,可以由其授权人正式
    (盖公章)提出申请,交还证书原件,并保证不在任何场继续使用认证证书及
    标志,经CQC执行上述审批手续后撤消证书。
    4.7 通知书编号的规定格式
    通知书编号由各地公司区域代码、年份号、标准代号、类别识别码、顺序号构成,
    格式如下:
    AAAA YY QX Q XXXX
    (各地公司区域代码)(年份号)(标准代号) (类别识别码) (顺序号)
    AAAA 表示各地公司区域代码,如北京各地公司:1100
    YY 表示通知书发出年份的后2 位:07,08,……
    QX 表示管理体系认证依据的标准或规范的代号,与《MSP15 认证证书和认证标
    志管理程序》相一致;
    Q表示通知书类别识别码:监督审核合格为Q;
    a) 暂停认证证书为 S;
    b)撤销认证证书为 W;
    c) 恢复认证证书为 R
    XXXX 表示当年发出通知书的顺序累计号:0001,0002,……
    5 相关的记录
    《认证申请表》 MSF11-01
    《证书变更申请表》 MSF11-28
    《监督审核合格通知书》 MSF12-01
    《暂停、恢复、撤销认证决定申请表》 MSF12-02
    《暂停认证证书通知书》 MSF12-03
    《恢复认证证书通知书》 MSF12-04
    《撤消认证证书通知书》 MSF12-05

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